Manajemen Umum
(Koordinasi)
(Koordinasi)
BAB 1
Pengertian Koordinasi
Koordinasi
(coordination) adalah proses pengitegrasian tujuan-tujuan kegiatan-kegiatan
pada sutuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional)
suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.
Kebutuhan
akan koordinasi
Untuk
melihat kemampuan seorang manajer sebagai pemimpin ( atasan ) dalam
melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam
tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen. Koodinasi dibutuhkan
sekali oleh para karyawannya,sebab tanpa koordinasi setiap karyawan tidak
mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, sehingga akan merugikan organisasi
itu sendiri.
Dengan
koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruh kegiatan untuk
mencapai tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen atau perusahaan atau
bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usaha untuk
menciptakan keadaan yang berupa tiga S,yaitu serasi,selaras dan seimbang.
Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam
pelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.
Prinsip
rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan
secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentang manajemen dan
koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakin besar jumlah
rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahan secara efektif.
Terdapat 3
(tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi seperti
diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko, 2003:196), yaitu:
a.
Saling ketergantungan yang menyatu (pooled
interdependence)
Dalam melaksanakan pekerjaan harian tidak saling
tergantung saling tergantung hanya pada hasil akhir yang memuaskan.
a.
Saling ketergantungan berurutan (sequential
interdepence)
Suatu satuan organisasi harus melaksanakan tugas
terlebih dahulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.
b.
Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal
interdependece)
Hubungan yang saling memberi dan
menerima.
BAB 2
Masalah-masalah
pendapain koordinasi yang efektif
Peningkatan
spesialisasiakan menaikkan kebutuhan akan koordinasi.Tetapi semakin besar
derajat spesialisasi, semakin sulit bagi manajer untuk mengkoordinasikan
kegiatan-kegiatan khusus dari satuan –satuan yang berbeda. PaulR.LawrencedanJayW.Lorch(Handoko,2003:197)
mengungkapkan 4(empat) tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja yang
mempersulit tugas pengkoordinasian, yaitu:
1. Perbedaan
dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.
Para anggota dari departemen yang
berbeda mengembangkan pandangan- pandanga nmereka sendiri tentang bagaimana
cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.
2. Perbedaan
dalam oriantasi waktu
Manajer akan lebih memperhatikan
masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek.
Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka
panjang.
3.
Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.
Kegiatan
produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar
prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih
santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu
dengan yang lain.
4.
Perbedaan dalam formalitas struktur.
Setiap tipe satuan dalam organisasi
mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda untuk
mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.
BAB 3
Pendekatan-pendekatan untuk Pencapaian Koordinasi yang
Efektif
Komunikasi
adalah kunci koordinasi yang efektif . Koordinasi secara langsung
tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar
ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada
dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi.
Tiga
Pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif :
a.
Tekhnik-tekhnik manajemen dasar yaitu Dengan
mempergunakan teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan
tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan
prosedur-prosedur.
b.
Meningkatkan koordinasai potensial yaitu Menjadi
diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan
lebih luas dalam ukuran dan fungsi.
c.
Mengurangi kebutuhan akan koordinasi yaitu Dalam
beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian
tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya
untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan
organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.
BAB 4
Mekanisme – Mekanisme Pengkoordinasian Dasar
Dalam
pengkoordinasian dasar kita harus mengetahui Mekanisme-mekanisme apa saja yg
harus di perhatikan yaitu :
a.
Hirarki manajerial
Rantai perintah, aliran informasi
dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang
jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta
dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
b.
Aturan dan prosedur
Adalah keputusan-keputusan
manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat
juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
c.
Rencana dan penetapan tujuan
Pengembangannya dapat digunakan
untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap
sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu
lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan
kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
BAB 5
Meningkatkan
Koordiansi Potensial
a.
Sistem
informasi vertical yaitu data disalurkan melalui tingkatan manajemen,
komunikasi dapat terjadi didalam atau diluar rantai perintah
b.
Hubungan-hubungan
lateral (system informasi horizontal) melalui pemotongan rantai
perintah dimana informasi dapat dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat
hirarki dimana infomasi tersebut diperlukan.
Beberapa macam hubungan lateral :
1.
Kontak
langsung antar individu
2.
Peranan
hubungan yang menangani komunikasi antar depatemen sehingga mengurangi
panjangnya saluran komunikasi.
3.
Panitia
yang diorganisasikan secara formal dengan pertemuan yang terjadwal dan satuan
tugas yang dibentuk untuk menangani masalah khusus
4.
Pengintegrasian
peranan bila suatu hal memerlukan tingkat koordinasi tinggi dan perhatian terus
menerus dari seseorang.
5.
Peranan
penghubung manajerial yang mempunyai kekuasan untuk menyetujui perumusan
anggaran oleh satuan–satuan yang diintegrasikan dan diimplementasikan
6.
organisasi
matriks
BAB 6
Pengurangan
Kebutuhan akan koordinasi
1.
Penciptaan
sumber daya tambahan (penambahan tenaga
kerja, bahan baku atau waktu kerja, tugas diperingan) yang dapat memberikan
kelonggaran bagi satuan kerja sehingga masalah yang timbul berkurang.
2.
Penciptaan
tugas yang dapat berdiri sendiri mengurangi kebutuhan akan koordiasi dengan
merubah karakter satuan-satuan organisasi.
DAFTAR
PUSTAKA