Ilmu Komputer

           

                Persediaan merupakan suatu hal yang sangat penting bagi suatu perusahaan karena dengan adanya persediaan proses produksi dapat berjalan dengan lancar tanpa harus mengkhawatirkan adanya kekurangan barang-barang atau bahan-bahan yang digunakan untuk kegiatan produksi atau operasional. Namun apabila persediaan terlalu banyak, maka akan menimbulkan kerugian pada perusahaan karena perusahaan harus mengeluarkan sejumlah biaya untuk melakukan perawatan terhadap barang. Selain itu, dana yang dimiliki  perusahaan akan terlalu banyak dialokasikan untuk melakukan pembelian persediaan barang.                 Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, terdapat beberapa permasalahan yang dialami oleh Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Sakti yang berhubungan dengan manajemen persediaan. Permasalahan tersebut adalah adanya kesulitan bagian kantor pusat PDAM Tirta Sakti dalam menentukan jenis barang tertentu apakah masih tersedia di delapan gudang cabang atau tidak. Hal ini dapat disebabkan tidak jelasnya pencatatan barang yang keluar masuk gudang. Selain itu, permasalahan lainnya adalah seringnya terjadi keterlambatan dalam proses pengadaan barang sehingga mengakibatkan kehabisan stock barang di gudang pusat maupun di gudang-gudang cabang.

Keywords:

 sistem informasi, inventory, safety stock, reorder Point



 1. Latar Belakang

                        Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) ini mempunyai beberapa gudang yang digunakan untuk melakukan penyimpanan barang-barang tersebut dan menjaga tersedianya jumlah barang yang diperlukan. Gudang-gudang tersebut terletak pada bagian kantor pusat dan pada delapan kantor cabang yang masing-masing terletak di Pulau Tengah, Sungai Penuh, Siulak, Tamiai, Hiang, Kayu Aro, Semurup, dan Lumpur. Dalam hal pengadaan dan permintaan barang setiap gudang pada kantor cabang saling terintegrasi dengan kantor pusat sehingga setiap gudang pada masing-masing cabang harus melaporkan jumlah persediaan barang yang terdapat di gudang masing-masing cabang. Selain itu, apabila pada suatu gudang cabang memerlukan barang tertentu yang tidak terdapat di gudangnya, maka gudang cabang akan melaporkannya ke bagian pusat dan bagian pusat akan menanyakan ketersediaan barang tersebut di gudang-gudang cabang lainnya. Adapun  jumlah jenis barang yang terdapat yang pada gudang PDAM ini terdiri dari 326 jenis barang.

   Permasalahan yang timbul dari sistem persediaan barang saat ini adalah bagian pusat sering mengalami kesulitan dalam menentukan jenis barang tertentu apakah masih tersedia di gudang atau tidak. Hal ini dapat disebabkan karena karyawan-karyawan yang bekerja di gudang sering tidak mencatat keluar atau masuknya barang sehingga ketika cbarang diperlukan tidak dapat diketahui apakah barang masih tersedia atau sudah kosong. Akibat tidak  jelasnya pencatatan barang-barang ini menyebabkan sering terjadinya penundaan proses instalasi dan operasi yang dilakukan oleh bagian operasional. Selain itu, dengan sistem persediaan sekarang ini sering terjadi keterlambatan dalam proses pengadaan barang sehingga mengakibatkan kehabisan stock barang pada semua gudang baik gudang pusat maupun gudang-gudang cabang. Hal ini dapat disebabkan karena tidak jelasnya jumlah safety stock  yang  menjadi stock  minimal  jumlah barang digudang sebelum dilakukan pemesanan barang kembali. Selain itu, tidak  jelasnya waktu yang disepakati dengan supplier untuk dapat memasok barang tepat waktu juga dapat menjadi penyebab keterlambatan dalam proses pengadaan barang ini. Tidak adanya sistem pengkodean barang-barang yang terdapat di gudang juga menyebabkan timbulnya masalah. Hal ini menyebabkan barang-barang yang terdapat di gudang tidak disusun dan dikelompokkan dengan rapi sehingga banyak barang-barang yang berbeda jenis dan ukuran diletakkan pada tempat yang sama dan mengakibatkan barang-barang tersebut bercampur aduk.          Akibatnya bagian pusat mengalami kesulitan dalam mengontrol dan mengetahui stock barang yang terdapat di gudang dengan cepat. Oleh karena itu, dilakukan perancangan sistem informasi yang dapat digunakan untuk kodefikasi barang dan memanajemen persediaan barang yang terdapat di gudang, baik di gudang pusat maupun di gudang cabang, dengan memperhatikan jumlah persediaan yang seharusnya terdapat di semua gudang, safety stock setiap barang yang terdapat di gudang, sistem warning untuk mengetahui kapan barang-barang tersebut harus dipesan yang disesuaikan dengan lead time  masing-masing barang, sistem persediaan yang terintegrasi antara satu gudang dengan gudang yang lainnya sehingga bagian pusat dapat mengetahui secara langsung gudang mana yang masih mempunyai persediaan terhadap suatu jenis barang tertentu.




2. Metode Penelitian

Metode penelitian merupakan suatu rangkaian proses yang berkaitan secara sistematis dan bertujuan untuk memperjelas dan menuntun proses penelitian agar tujuan yang diinginkan tercapai dengan baik. Secara garis besar, penelitian ini terdiri dari beberapa tahap, yaitu tahap persiapan penelitian, pengumpulan data, pengolahan data, analisis, dan penutup. Masing-masing tahap penelitian tersebut akan dijelaskan secara lebih detail.

Gambar 1.

Skema Metodologi Penelitian

https://html2-f.scribdassets.com/1rpurn0urk42supe/images/2-bf933cb004.jpg




3. Hasil Dan Pembahasan

Pengumpulan Data

Bab ini berisi data-data yang dibutuhkan dalam perancangan sistem informasi manajemen persediaan pada PDAM Tirta Sakti, Adapun data-data yang dikumpulkan adalah adalah sebagai berikut :

1.Data pemakaian barang dalam waktu setahun. Data Pemakaian Barang yang dikumpulkan adalah data pemakaian barang pada Januari 2010 sampai Desember 2010 yang berikan data  jumlah barang yang masuk, jumlah barang yang keluar, persediaan awal dan persediaan akhir dari setiap jenis barang.

 2. Lead time pemesanan barang dari supplier

Pengolahan Data

Pengolahan data yang dilakukan pada tahap ini terdiri dari 5 bagian, yaitu:

1.Perhitungan Nilai Service Level

2.Perhitungan Nilai Safety Stock

3.Perhitungan Nilai Reorder Point dan Jumlah Pemesanan

4.Kodefikasi Barang




Perancangan Sistem Informasi Manajemen



Analisis Sistem

                Tahap pertama analisis sistem ini dilakukan dengan membuat proses bisnis sistem yang sebenarnya untuk mengetahui kegiatan sistem secara menyeluruh dan pola atau alur informasi yang berkembang pada sistem yang sebenarnya, yang dapat dilihat pada proses bisnis actual. Berdasarkan proses bisnis tersebut dapat diketahui bahwa pemenuhan persediaan pada cabang tertentu dimulai dengan adanya pengumpulan data pemakaian barang selama tiga bulan terakhir yang dilakukan oleh petugas pelaksana masing-masing cabang. Selanjutnya data-data pemakaian barang tersebut diolah untuk mengetahui berapa jumlah barang yang harus dipesan oleh bagian pusat dengan memberikan surat order pemesanan barang yang telah dilakukan pengecekan oleh kasubag logistik cabang untuk disetujui oleh kepala cabang.

                Berdasarkan surat order yang telah disetujui oleh kepala cabang yang bersangkutan, kasubag logistik bagian pusat selanjutnya memberikan surat order pemesanan barang tersebut kepada kepala bagian umum untuk meminta persetujuan pemesanan barang. Setelah surat order pemesanan barang disetujui oleh kepala bagian umum, kasubag logistik bagian pusat melakukan pemesanan barang kepada supplier dari barang-barang tersebut. Setelah barang-barang yang dipesan datang, selanjutkan dilakukan pengecekan secara visual oleh bagian tata usaha sebelum barang-barang tersebut diberikan kepada cabang-cabang yang memintanya. Apabila terdapat barang yang cacat maka bagian tata usaha akan mengembalikan barang tersebut ke bagian tata usaha untuk dilakukan penggantian barang yang cacat dengan barang yang baik. Setelah itu, barang-barang yang telah dilakukan pengecekan selanjutnya diberikan kepada cabang-cabang yang bersangkutan dan masing-masing cabang harus membuat laporan penerimaan barang.



Spesifikasi Kebutuhan Sistem

                Adapun deskripsi pengguna sistem informasi dapat dilihat sebagai berikut :

1.Petugas Pelaksana Adapun bagian-bagian yang dapat diakses oleh petugas pelaksana pada sistem informasi yang dirancang ini adalah sebagai berikut:

a. Form pengisian data pemakaian barang

b. Form untuk melihat data pemakaian barang

c. Form untuk membuat laporan pemakaian barang

d. Form pengisian data penerimaan barang

e. Form untuk melihat data penerimaan barang

f. Formuntuk membuat laporan data penerimaan barang

g. Form pengisian data barang

h. For untuk melihat data barang

i. Formuntuk membuat laporan data barang 

j. Form data persediaan barang

2. Kasubag Bagian Cabang Kasubag bagian cabang ini hanya dapat mengakses data-data yang berhubungan dengan cabang nya saja atau tidak dapat mengakses data pada bagian cabang lainnya. Adapun bagian-bagian yang dapat diakses oleh kasubag bagian cabang pada sistem informasi yang dirancang ini adalah sebagai berikut:

a.Form untuk melihat data pemakaian barang

b.Form untuk membuat laporan pemakaian barang

c.Form untuk melihat data penerimaan barang

 d.Form untuk membuat laporan data penerimaan barang

e. Formuntuk melihat data barang

f. Form untuk membuat laporan data barang

 g.Form data persediaan barang



3. Kasubag Bagian Pusat Kasubag bagian pusat dapat mengakses seluruh data yang terdapat pada seluruh cabang PDAM Tirta Sakti. Adapun bagian-bagian yang dapat diakses oleh kasubag bagian pusat pada sistem informasi yang dirancang ini adalah sebagai berikut:

 a.Form untuk melihat data pemakaian barang

b.Form untuk membuat laporan pemakaian barang

 c.Form untuk melihat data penerimaan barang

 d.Form untuk membuat laporan data penerimaan barang

e. Form untuk melihat data barang

f. Form untuk membuat laporan data barang

g. Form data persediaan barang

h. Form data pemesanan barang

 i. Form untuk membuat laporan pemesanan barang



Usecase Diagram

                Usecase Diagram digunakan untuk mengambarkan interaksi antara pengguna sistem (actor) dengan kasus (usecase) yang disesuaikan dengan langkah-langkah (scenario) yang  telah ditentukan. Suatu Usecase diagram biasa terdiri dari use case, sistem dan aktor yang menjalankan sistem tersebut. Adapun yang termasuk usecase dalam perancangan sistem informasi manajemen persediaan ini adalah login, memesan barang, memeriksa ketersediaan barang, membuat laporan pemesanan barang, membuat laporan persediaan, memproses data barang, memproses data pemakaian barang, menerima barang, membuat laporan penerimaan barang, membuat laporan pemakaian barang.

 Perancangan Model User Interface

                Setelah melakukan design perancangan dari sistem yang dimodelkan, langkah selanjutnya adalah melakukan perancangan model user interface. Perancangan dilakukan dengan menganalisis activity diagram untuk masing-masing  use case Activity Penyimpanan Data Penerimaan.

                Adapun beberapa user interface dari perancangan sistem informasi yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Form Login



                                                               UI Form Login

2.Form Data Recorder Point dan Pemesanan Barang


                                                    UI form Data Reorder Point

3.Form Laporan Data Pemesanan Barang


                                           UI formLaporan Data Pemesanan Barang

4. Form Input Data Pemakaian Barang



                                            UI form Input Data Pemakaian Barang






Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, dapat diambil kesimpulan:

1.Sistem informasi yang dirancang dapat digunakan untuk mengetahui jumlah persediaan barang yang terdapat pada masing-masing gudang, kapan harus dilakukan pemesanan kembali, dan berapa banyak yang harus dipesan sehingga terjadinya kekurangan barang yang menyebabkan terganggunya kegiatan operasioanal, maintanance, dan instalasi dapat dihindari.



2.Sistem informasi yang dirancang dapat digunakan untuk melakukan pengkodean barang, sehingga barang-barang yang terdapat digudang dapat dikelompokkan dengan baik berdasarkan kategori-kategori tertentu, seperti jenis barang,  jenis material, ukuran, dan lokasi barang.


Adapun saran penulis yang diharapkan berguna untuk pengembangan penelitian ini adalah:

 1. Untuk penelitian selanjutnya, disarankan agar perancangan sistem kodefikasi barang yang dilakukan tidak hanya untuk kodefikasi barang di gudang saja, tetapi juga dapat melakukan kodefikasi terhadap seluruh inventaris yang terdapat pada PDAM Tirta Sakti.

2.Perancangan sistem informasi manajemen persediaan selanjutnya, disarankan menggunakan bahasa pemrograman yang bersifat open source seperti bahasa pemrograman PHP dan JAVA sehingga pihak perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya untuk memperoleh licensi resmi dari bahasa pemrograman ASP.NET yang digunakan.


Daftar Pustaka

·         Ardi K, Inyoman.2007.

Pengantar Unified Modeling Language (Uml)

·         Jurnal UML Fogarty, Donald W, 1991.

Production and Inventory Management , 2nd Edition, Cincinnati, Ohio: South Western Publishing Co.

·         Gaspersz, Vincent, 1998. Production Planning and Inventory Control Berdasarkan Pendekatan Sistem Terintegrasi MRP II dan JIT Menuju Manufacturing 21, Jakarta : PT.Gramedia Pustaka Utama.

·         Indrajit, R.E dan R. Djokopranoto.2003. Manajemen Persediaan. Jakarta : Grasindo

·         KNSI, 2008. Makalah-Makalah Sistem Informasi, Penerbit : INFORMATIKA

·         Kun, Toni.2010.Membuat Website Canggih dengan J Query Untuk Pemula. Surabaya : Penerbit Media Kita

·         Nugroho, Adi.2010.Visual Web Developer . Salatiga : Penerbit Andi

·         Prayitno, Wendhie. 2006. Desain Model Sistem Perangkat Lunak Dengan UML. Departemen Teknik Elektro. FTI –ITB

·         Rangkuti, Freddy. Manajemen Persediaan Aplikasi di Bidang Bisnis. Jakarta : PT RajaGrafindo Persada