twitter

PENGARAHAN DAN PERKEMBANGAN KOMUNIKASI ORGANISASI (Tugas softskill 3)

0 komentar
Posted in




TUGAS SOFTSKILL
PENGARAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI
( KOMUNIKASI )



1.       A. PENGERTIAN KOMUNIKASI


          Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi nonverbal.

B. PROSES KOMUNIKASI
          Proses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya. Proses komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya). Proses komunikasi, banyak melalui perkembangan.
Proses komunikasi dapat terjadi apabila ada interaksi antar manusia dan ada penyampaian pesan untuk mewujudkan motif komunikasi.
Tahapan proses komunikasi adalah sebagai berikut :
  1. Penginterpretasian.
  2. Penyandian.
  3. Pengiriman.
  4. Perjalanan.
  5. Penerimaan.
  6. Penyandian balik.
  7. Penginterpretasian.
·         Penginterprestasian
Hal yang diinterpretasikan adalah motif komunikasi, terjadi dalam diri komunikator. Artinya, proses komunikasi tahap pertama bermula sejak motif komunikasi muncul hingga akal budi komunikator berhasil menginterpretasikan apa yang ia pikir dan rasakan ke dalam pesan (masih abstrak). Proses penerjemahan motif komunikasi ke dalam pesan disebut interpreting.
·         Penyandian
Tahap ini masih ada dalam komunikator dari pesan yang bersifat abstrak berhasil diwujudkan oleh akal budi manusia ke dalam lambang komunikasi. Tahap ini disebut encoding, akal budi manusia berfungsi sebagai encorder, alat penyandi: merubah pesan abstrak menjadi konkret.
·         Pengiriman
Proses ini terjadi ketika komunikator melakukan tindakan komunikasi, mengirim lambang komunikasi dengan peralatan jasmaniah yang disebut transmitter, alat pengirim pesan.
·         Perjalanan
Tahapan ini terjadi antara komunikator dan komunikan, sejak pesan dikirim hingga pesan diterima oleh komunikan.
·         Penerimaan
Tahapan ini ditandai dengan diterimanya lambang komunikasi melalui peralatan jasmaniah komunikan.
·         Penyandian Balik
Tahap ini terjadi pada diri komunikan sejak lambang komunikasi diterima melalui peralatan yang berfungsi sebagai receiver hingga akal budinya berhasil menguraikannya (decoding).
·         Penginterpretasian
Tahap ini terjadi pada komunikan, sejak lambang komunikasi berhasil diurai kan dalam bentuk pesan.





Proses komunikasi dapat dilihat pada skema di bawah ini:
Proses komunikasi dapat dilihat dari beberapa perspektif :
  1. Perspektif psikologis.
  2. Perspektif mekanis.
·         Perspektif Psikologis
Perspektif ini merupakan tahapan komunikator pada proses encoding, kemudian hasil encoding ditransmisikan kepada komunikan sehingga terjadi komunikasi interpersonal.
·         Perspektif Mekanis
Perspektif ini merupakan tahapan disaat komunikator mentransfer pesan dengan bahasa verbal/non verbal.
Komunikasi ini dibedakan :
  1. Proses komunikasi primer.
  2. Proses komunikasi sekunder.
  3. Proses komunikasi linier.
  4. Proses komunikasi sirkular.
·         Proses Komunikasi Primer
Proses komunikasi primer adalah penyampaian pikiran oleh komunikator kepada komunikan menggunakan lambang sebagai media.
·         Proses Komunikasi Sekunder
Merupakan penyampaian pesan dengan menggunakan alat setelah memakai lambang sebagai media pertama.
·         Proses Komunikasi Linier
Penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan sebagai titik terminal.
·         Proses Komunikasi Sirkular
Terjadinya feedback atau umpan balik dari komunikan ke komunikator.
C. SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
     Saluran komunikasi ini ditentukan oleh struktur organisasi dan tipe-tipe saluran dasar komunikasi, yaitu :
1.      Komunikasi Vertikal
Komunikasi Vertikal adalah komunikasi ke atas dan atau ke bawah dalam rantai komando. Komunikasi ke bawah dimulai dari manajemen tingkat atas sampai pada karyawan bukan supervisor. Kegunaannya antara lain untuk memberikan perintah, petunjuk dan lain-lain serta membuka informasi kepada anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaanorganisasi. Sedangkan kegunaan komunikasi ke atas memberikan informasi kepada tingkatan yang lebih tinggi tentang apa yang terjadi pada tingkatan yang lebih rendah. Misalnya tentang saran-saran, laporan kemajuan dan sebagainya.

2.      Komunikasi Lateral atau Horizontal
Meliputi pola aliran kerja dalam organisasi yang terjadi antara anggota-anggota kelompok kerja yang sama dan diantara departemen-departemen pada tingkat organisasi yang sama. Kegunaannya adalah untuk menyediakan saluran langsung untuk koordinasi dan pemecahan masalah organisasi. Hal ini untuk menghindari keterlambatan dalam pengarahan dan untuk membentuk hubungan dengan rekan mereka.

3.      Komunikasi Diagonal
Adalah komunikasi yang memotong secara silang diagonal rantai perintah organisasi dan merupakan hasil hubungan antara departemen lini dan staf.

         D. PERANAN KOMUNIKASI INFORMAL
Bentuk dari komunikasi ini timbul karena adanya berbagai maksud yaitu :
       1. Pemutusan kebutuhan manusiawi.
      2. Perlawanan terhadap pengaruh yang monoton dan             membosankan.
       3. Keinginan untuk mempengaruhi prilaku orang lain.
       4. Sumber informasi hubungan pekerjaan.

     Jenis lain dari komunikasi informasi adalah desas-desus (graperine) yang secara resmi tidak disetujui. Hal ini akibat jaringan informasi yang simpang siur atau tumpang tindih. Artinya beberapa orang tertentu yang mempunyai banyak informasi kemungkinan menjadi anggota dari beberapa jaringan informasi. Desas-desus ini juga mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi.

       E. HAMBATAN-HAMBATAN KOMUNIKASI EFEKTIF
Hambatan-hambatan komunikasi yang efektif dibedakan menjadi dua bagian, yaitu :
1.      Hambatan Organisasional
v     Tingkatan Hirarki
Bila organisasi tumbuh dan berkembang akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi, karena menambah tingkatan memakan waktu yang panjang dan ketepatannya semakin berkurang. Dimana setiap tingkatan bisa menambah atau mengurangi, serta merubah berita dengan aslinya.

v     Wewenang Manajerial
Bahwa mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan terhadap komunikasi. Atasan banyak merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi yang membuatnya tampak lemah. Sedang bawahan menghindari situasi untuk mengungkapkan informasi yang membuat posisinya tidak menguntungkan. Maka dari dua hal diatas akan menimbulkan gap.

v     Spesialisasi
Perbedaan fungsi, kepentingan dan istilah-istilah lainnya membuat orang merasa ada dalam dunia yang berbeda, yang akhirnya menghalangi masyarakat, serta sulit memahami dan mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan.

2.      Hambatan Antar Pribadi
Kesalahan dalam komunikasi juga dipengaruhi oleh faktor ketidak sempurnaan manusia dan bahasa. Maka perlu diperhatikan :
v     Persepsi selektif
v     Kedudukan komunikator
v     Keadaan membela diri
v     Pendengaran lemah
v     Ketidak tepatan penggunaan bahasa

       F. PENINGKATAN EFEKTIFITAS KOMUNIKASI
Ada dua cara untuk meningkatkan efektivitas komunikasi, yaitu :
1.      Kebutuhan akan komunikasi yang efektif
Untuk mencapai komunikasi yang efektif diperlukan beberapa cara yaitu kesadaran akan kebutuhan komunikasi yang efektif dan penggunaan umpan balik.
Dijaman modern ini komunikasi merupakan subjek penting, maka perusahaan-perusahaan besar biasanya menggunakan ahli komunikasi untuk membantu memecahkan masalah-masalah komunikasi internal.
Komunikasi umpan balik atau dua arah memungkinkan proses komunikasi berjalan lebih efektif dan dapat menciptakan lingkungan yang komunikatif dalam organisasi. Dalam hal ini para manajer harus aktif. Penggunaan manajemen partisi-pasif dan komunikasi tatap muka merupakan cara baik meningkatkan efektifitas komunikasi melalui penggunaan umpan balik.

2.      Komunikator yang lebih efektif
Untuk dapat menjadi komunikator yang lebih efektif harus memberikan latihan-latihan dalam bentuk penulisan maupun penyampaian berita secara lisan dengan maksud untuk meningkatkan pemahaman akan simbol-simbol, penggunaan bahasa yang baik dan benar, pengutaraan yang tepat dan kepekaan terhadap latar belakang penerima berita.
Salah satu alat yang digunakan adalah Active listening yang digunakan untuk mengembangkan keterampilan manajemen para manajer, sebagai dasar peralatan ini adalah penggunaan reflective statements (pernyataan balik) oleh para pendengar.

The American Management Association (AMA) menyusun sepuluh pedoman efektivitas komunikasi organisasi, yaitu :
1.      Cobalah menjernihkan gagasan anda sebelum berkomunikasi.
2.      Telitilah kegunaan sebenarnya dari setiap komunikasi.
3.     Pertimbangkan situasi manusia dan fisik secara keseluruhan bilamana anda berkomunikasi.
4.      Berkonsultasi dengan orang lain, bila perlu dalam merencanakan komunikasi.
5.     Berhati-hatilah ketika anda berkomunikasi, mengenai nada maupun isi pokok dari pesan anda.
6.     Ambilah kesempatan bila muncul untuk menyampaikan sesuatu yang dapat membantu atau bernilai bagi penerima.
7.      Lakukan tindak lanjut komunikasi anda.
8.      Berkomunikasi untuk hari esok sebaik hari ini.
9.      Pastikan bahwa tindakan anda mendukung komunikasi anda.
10.  Berusahalah bukan saja untuk dimengerti tetapi juga untuk mengerti serta jadilah
pendengar yang baik.

DAFTAR PUSTAKA
v  http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi
v  http://www.slideshare.net/wawanhidayatt/pengarahan-dan-pengembangan-organisasi
v  Mohammad Abdul Mukhyi dan Iman Hadi Saputro, Manajemen Umum, Seri Diktat Kuliah, Penerbit Gunadarma, Edisi pertama cetakan kedua 1995.
v  http://www.lusa.web.id/proses-komunikasi/#!prettyPhoto




 

 



Tugas Softskill 2 Manajemen Umum (Koordinasi)

0 komentar
Posted in



Manajemen Umum 
(Koordinasi)




BAB 1
Pengertian Koordinasi

Koordinasi (coordination) adalah proses pengitegrasian tujuan-tujuan kegiatan-kegiatan pada sutuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.  
Kebutuhan akan koordinasi
Untuk melihat kemampuan seorang manajer sebagai pemimpin ( atasan ) dalam  melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen. Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya,sebab tanpa koordinasi setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, sehingga akan merugikan organisasi itu sendiri.
Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruh kegiatan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen atau perusahaan atau bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usaha untuk menciptakan keadaan yang berupa tiga S,yaitu serasi,selaras dan seimbang. Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.
Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentang manajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakin besar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahan secara efektif.
Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko, 2003:196), yaitu:
a.       Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence)
Dalam melaksanakan pekerjaan harian tidak saling tergantung saling tergantung hanya pada hasil akhir yang memuaskan.
a.       Saling ketergantungan berurutan (sequential interdepence)
Suatu satuan organisasi harus melaksanakan tugas terlebih dahulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.
b.      Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependece)
 Hubungan yang saling memberi dan menerima.

BAB 2
Masalah-masalah pendapain koordinasi yang efektif
Peningkatan spesialisasiakan menaikkan kebutuhan akan koordinasi.Tetapi semakin besar derajat spesialisasi, semakin sulit bagi manajer untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan khusus dari satuan –satuan yang berbeda. PaulR.LawrencedanJayW.Lorch(Handoko,2003:197) mengungkapkan 4(empat) tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja yang mempersulit tugas pengkoordinasian, yaitu:

1.      Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.
Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan- pandanga nmereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.
2.      Perbedaan dalam oriantasi waktu
Manajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.
3.      Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.
Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
4.      Perbedaan dalam formalitas struktur.
Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.

BAB 3
Pendekatan-pendekatan untuk Pencapaian Koordinasi yang Efektif
Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif . Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi.

Tiga Pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif :

a.       Tekhnik-tekhnik manajemen dasar yaitu Dengan mempergunakan teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. 
b.      Meningkatkan koordinasai potensial yaitu Menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.
c.       Mengurangi kebutuhan akan koordinasi yaitu Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.

BAB 4 
Mekanisme – Mekanisme Pengkoordinasian Dasar
Dalam pengkoordinasian dasar kita harus mengetahui Mekanisme-mekanisme apa saja yg harus di perhatikan yaitu :

a.       Hirarki manajerial
Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
b.      Aturan dan prosedur
Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
c.       Rencana dan penetapan tujuan
Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.

BAB 5
Meningkatkan Koordiansi Potensial
a.          Sistem informasi vertical yaitu data disalurkan melalui tingkatan manajemen, komunikasi dapat terjadi didalam atau diluar rantai perintah
b.      Hubungan-hubungan lateral (system informasi horizontal) melalui pemotongan rantai perintah dimana informasi dapat dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana infomasi tersebut diperlukan.
Beberapa macam hubungan lateral :
1.      Kontak langsung antar  individu
2.      Peranan hubungan yang menangani komunikasi antar depatemen sehingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
3.      Panitia yang diorganisasikan secara formal dengan pertemuan yang terjadwal dan satuan tugas yang dibentuk untuk menangani masalah khusus
4.      Pengintegrasian peranan bila suatu hal memerlukan tingkat koordinasi tinggi dan perhatian terus menerus dari seseorang.
5.      Peranan penghubung manajerial yang mempunyai kekuasan untuk menyetujui perumusan anggaran oleh satuan–satuan yang diintegrasikan dan diimplementasikan
6.      organisasi matriks

BAB 6
Pengurangan Kebutuhan akan koordinasi
1.               Penciptaan sumber daya tambahan  (penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu kerja, tugas diperingan) yang dapat memberikan kelonggaran bagi satuan kerja sehingga masalah yang timbul berkurang.
2.               Penciptaan tugas yang dapat berdiri sendiri mengurangi kebutuhan akan koordiasi dengan merubah karakter satuan-satuan organisasi.

DAFTAR PUSTAKA
·         http://www.academia.edu/9323279/koordinasi_rendang_dan_wewenang_manajemen
·         http://stevianus.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/40117/Pertemuan+8-9.pdf
·         http://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&ved=0CB0QFjAA&url=http%3A%2F%2Fendang_setya.staff.gunadarma.ac.id%2FDownloads%2Ffiles%2F35890%2FPK_KOORDINASI%2BDAN%2BRENTANG%2BMANAJEMEN.doc&ei=22qbVIfyM9WfugSFpoHoCQ&usg=AFQjCNEeOmZXN-6uspBOm9-o3VfbBwGWmA&bvm=bv.82001339,d.c2E