4.1
PENGERTIAN SHARED SERVICE DALAM DUNIA BISNIS BESERTA CONTOH
Dalam
dunia bisnis, yang selama ini sudah banyak dikenal adalah Model Desentralisasi
(penyebaran fungsi dan kewenangan pada unit-unit yang ditunjuk) dan
Sentralisasi (pemusatan fungsi dan kewenangan pada suatu unit yang ditunjuk).
Bahasa sederhananya adalah, Shared Service merupakan konsolidasi fungsi pada
suatu unit yang ditunjuk, atau mirip dengan Sentralisasi namun akuntabilitas
tetap berada pada unit fungsi yang “menyerahkan” dan responsibilitas berada
pada unit Shared Service. Perbedaan mendasar lainnya adalah, pada Shared
Service terdapat Service Level Agreement (SLA) dan Operational Level Agreement
(OLA). Sehingga kedua hal tersebut menjamin kualitas dan kuantitas delivery
dari Shared Service. Elvia Afkar,
Director PwC Consulting Indonesia dalam presentasinya di acara Mini Seminar
Shared Service dengan tema “Shared Service: Consolidating Functions,
Accelerating Business” yang diselenggarakan oleh Infomedia pada tanggal 8 Maret
2018 di Jakarta, menjelaskan definisi Shared Service sebagai berikut: ·
-
Konsolidasi Resource Organisasi dalam
melaksanakan berbagai aktivitas yang sama dan secara normal tersebar di
dalam Organisasi untuk melayani banyak partner internal dengan sasaran umum
yaitu kepuasan pelanggan.
-
Konsolidasi resource yang berfokus pada peningkatan efisiensi, efektifitas dan standarisasi
proses yang dikelola melalui SLA
-
Optimasi proses dan aktivitas pendukung, dalam hal ini biasanya proses back
office, tetapi meningkat ke arah fungsi-fungsi yang lebih strategis, misalnya
fungsi pengambilan keputusan
Contoh
:
Dalam
beberapa tahun terakhir, kecenderungan perusahaan untuk mengembangkan SSC
semakin meningkat. Ini terutama dipicu oleh kemajuan teknologi ICT, baik
aplikasi, teknologi jaringan, maupun penggunaan berbagai perangkat cerdas.
Kantor
pos dan Telkom, misalnya, telah menyelenggarakan SSC untuk pengelolaan fungsi
keuangan, akuntansi, SDM, ICT, dan aset. Dulu setiap kantor pos
menyelenggarakan fungsi support tersebut masing-masing. Sekarang, fungsi
support disentralisasi berdasarkan regional tertentu yang memberikan pelayanan
ke banyak cabang kantor pos di beberapa kota.
Dengan
model SSC seperti ini, kantor pos pun mendapatkan banyak manfaat. Tidak perlu
lagi di setiap kantor pos ada bagian (department) akuntansi, keuangan, pengelolaan
SDM, ICT, dan aset. Pengurangan pegawai dapat dilakukan. Realokasi pegawai yang
biasa menyelenggarakan aktivitas fungsi support dialihkan ke fungsi bisnis,
seperti penerimaan layanan pelanggan di loket, layanan penjemputan barang,
pemrosesan, dan pengantaran barang. Kantor pos lebih fokus pada pelayanan
pelanggan, sementara pengelolaan fungsi support dilakukan bersama (common
activities) dalam unit shared-service center.
Sumber :
